Fascicolo di personale | Cos’è e come funziona?

Oggi vi presentiamo il fascicolo di personale di Bucap, il sistema più efficiente per la gestione del personale e per la sicurezza informatica dei loro dati.

Dite addio alla ricerca di un foglio stipato in qualche faldone, nell’archivio di quella stanza polverosa, nel magazzino al pianterreno…

E’ giunto il momento, grazie al Decreto Legislativo del 7 marzo 2005, n. 82 del Codice dell’amministrazione digitale (aggiornato al decreto legislativo del 26 agosto 2016, n. 179), per la Pubblica Amministrazione di entrare finalmente a piè pari nel terzo millennio.Grazie alle summenzionate modifiche della norma del 2005 è possibile velocizzare la consultazione dei fascicoli e, altresì, eliminare gradualmente tutto il materiale ancora prodotto o giacente in forma cartacea.

Chiunque abbia dimestichezza con archiviazioni di documenti in carta sa bene cosa vuol dire cercare, riordinare e riporre un foglio di carta contenente informazioni: dispendio di tempo, di spazio e un enorme spreco di risorse. Solo nel 2016, con l’avvio della riforma della PA sono stati risparmiati ben oltre 450.000 euro di spese per acquisto di carta da parte dei ministeri; si tratta quindi di fare tanto risparmio rendendo il sistema molto più efficiente e performante (e anche di dare una bella mano all’ambiente).

Digitalizzare un documento?

Digitalizzare un documento non è altro che farne una copia da cartaceo a digitale su file da conservare su disco fisso, o in alternativa su cloud in modo da renderlo disponibile alla consultazione dell’utente committente e dalle persone fisiche e/o giuridiche interessate senza comprometterne la validità legale. La digitalizzazione dei documenti consente inoltre un accesso h24, 7 giorni su 7 a tutti i dati del personale con un notevole incremento dell’efficienza organizzativa.

Protocollo informatico grazie a Bucap

Nel merito della gestione di un ufficio non solo è un grande risparmio economico, salvaguardia dell’ambiente ma anche più facile accesso dei dipendenti ai propri documenti lavorativi personali. Grazie alle tecniche di digitalizzazione messe a disposizione da Bucap, con il fascicolo di personale è possibile la creazione di cartelle digitali che immagazzinino tutti i dati lavorativi dei dipendenti, in modo da essere memorizzati e catalogati attraverso delle keywords specifiche. Ogni utenza dispone di una password e pertanto ogni dipendente è in grado di accedere in qualsiasi momento a qualsiasi documento richiesto eventualmente provvisto di firma digitale. Quest’ultima gode della stessa efficacia di una firma su carta e rende legalmente valido ogni documento digitale.

E’ importante ricordare che al lavoratore deve essere garantito non solo l’accesso al fascicolo, ma anche la sicurezza della conservazione di tutti i dati personali, decreto 33/2013.

Un’altra importante introduzione è la domiciliazione su posta elettronica, che trasforma la vostra e-mail in un vero e proprio domicilio legale, senza più problemi di code alla posta o di lettere mai arrivate.

E’ tutto, nell’articolo di oggi abbiamo scoperto che cos’è il fascicolo di personale e come funziona; un interessante servizio offerto da Bucap per conservare ed organizzare tutta la documentazione relativa al dipendente.

Cosa aspettate, dunque, digitalizzatevi!

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